ในการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ จะมีวิธีการต่างๆ ในการจัดการกับข้อมูลอยู่หลายวิธี ได้แก่
1. การเก็บรวบรวมข้อมูล ( Data Collecting)
การเก็บรวบข้อมูลแทบจะเป็นวิธีการแรกที่จะต้องนำมาใช้ในการประมวลผลข้อมูล ตัวอย่างเช่น การจดบันทึก การใช้เครื่องวัดต่างๆ เพื่อเก็บค่าตัวเลขที่จะนำมาใช้ข้อมูล ตัวอย่างเช่น การเก็บรวบรวมข้อมูลใบรับส่งสินค้า
2. การแยกประเภทข้อมูล (Data classifying)
เป็นขั้นตอนการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาทำการแยกประเภท ตัวอย่างเช่น จากการเก็บรวบรวมข้อมูลใบส่งสินค้า จึงนำมาแยกประเภทเป็นใบรับสินค้าและใบส่งสินค้า
3. การเรียงลำดับข้อมูล (Data Sorting)
เป็นขั้นตอนการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไมจัดเรียงลำดับ ตัวอย่างเช่น จากการเก็บรวบรวมข้อมูลใบรับสินค้า และใบส่งสินค้า หรืออาจจัดเรียงลำดับ เช่น จัดเรียงลำดับตามเลขที่ใบรับสินค้า เลขที่ใบส่งสินค้า หรืออาจจัดเรียงลำดับตามวันที่ของใบรับสินค้า และจัดเรียงลำตามวันที่ของใบส่งสินค้า
4. การคำนวณ (calculating)
เป็นขั้นตอนการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาทำการคำนวร เช่น จากการเก็บรวบรวมข้อมูลใบรับสินนค้า ใบส่งสินค้าแล้ว จึงนำมาการคำนวณยอดรวมจำนวนเงินจากใบรับสินค้าและคำนวณยอดรวมจำนวนเงินจากใบส่งสินค้าในแต่ละวัน
5. การสรุป (Summary)
เป็นขั้นตอนการจัดทำสรุป เช่น จากการคำนวณยอดรวมจำนวนเงิน จากใบรับสินค้าและใบส่งสินค้าในแต่ละวัน จะสามารถสรุปได้ว่า ในแต่ละวันจะมียอดเงินรายรับจากใบส่งสินค้าสูงหรือต่ำกว่ายอดเงินรายจ่ายจากใบรับสินค้า เป็นจำนวนเงินเท่าใด ทำให้สามารถทราบสถานภาพทางการเงินของบริษัทได้
6. การบันทึกข้อมูล (Data Entry)
เป็นขั้นตอนการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้มาทำบันทึกเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ด้วยวิธีการต่างๆ เช่น การป้อนข้อมูลเข้าทางแป้นพิมพ์ การบันทึกข้อมูลโดยใช้สแกนเนอร์ (Scanner) เป็นต้น ทำให้เราสามารถบันทึกข้อมูลทั้งข้อมูลที่เป็นตัวเลข และไม่เป็นตัวเลขได้
7. การจัดเก็บข้อมูล (Data Storing)
เป็นขั้นตอนการนำข้อมูลที่บันทึกเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์จัดเก็บลงในแฟ้มข้อมูล ในระบบคอมพิวเตอร์ ด้วยวิธีการที่เหมาะสม เพื่อให้สามารถค้นหาข้อมูลได้สะดวก รวดเร็ว
8. การค้นคืนข้อมูล (Data Rtrieval)
เป็นขั้นตอนการค้นหาข้อมูลจากข้อมูลที่เก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์อย่างถูกต้องและรวดเร็ว
9. กรทำรายงาน (Reporting)
เป็นขั้นตอนการจัดทำรายงานที่ได้จากการประมวลผลข้อมูลตามที่ผู้ใช้และผู้บริหารต้องการ การทำรายงานอาจจัดทำในรูปแบบต่างๆ ที่สามารถสื่อความหมายที่ทำให้ผู้ใช้เข้าใจได้ง่ายหรือจดทำรายงานในรูปแบบที่ผู้บรหารสามารถนำไปใช้พิจารณาประกอบการตัดสินใจในเรื่องต่างๆ ได้ เช่น การเสนอรายงานในรูปแบบของตาราง แผนภูมิต่างๆ เป็นต้น
10. การทำสำเนา (Duplication)
เป็นขั้นตอนการทำสำเนาเอกสารที่จำเป็นเพื่อส่งไปยังผู้ที่เกี่ยวข้อง การทำสำเนาอาจใช้วิธีสั่งพิมพ์จากคอมพิวเตอร์หลายๆ ชุด หรือใช้วิธีถ่ายเอกสาร เป็นต้น
11. การสื่อสารข้อมูล (Data Communication)
เป็นขั้นตอนการส่งข้อมูลหรือรายงานไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องในรูปของรายงานที่เป็นกระดาษ หรือส่งข้อมูลรายงานไปในแผ่นจานแม่เหล็ก หรือส่งผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ เป็นต้น
12. การสำรองข้อมูล (Data Backup)
เป็นขั้นตอนการทำสำรองข้อมูลที่เก็บอยู่ในแฟ้มข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ ในสื่อบันทึกข้อมูล เช่น เทปแม่เหล็ก จานแม่เหล็ก เป็นต้น เพื่อการสำรองข้อมูลไว้ในกรณีที่แฟ้มข้อมูลจริงเสียหาย
13. การกู้ข้อมูล (Data Recovery)
เป็นขั้นตอนการนำข้อมูลที่ทำสำรองไว้กลับมาใช้งาน ในกรณีที่แฟ้มข้อมูลจริงเสียหายก็จะนำข้อมูลที่สำรองไว้กลับมาติดตั้งในชุดจานแม่เหล็กในระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อใช้งานแทนแฟ้มข้อมูลที่เสียหาย
กรรมวิธีต่างๆ ในการประมวลผลข้อมูลดังได้กล่าวมาข้างต้น เป็นขั้ตอนหลักๆ ซึ่ในแต่ละรบบงานอาจมีการใช้กรรมวิธีที่แตกต่างกันได้ ไม่จำเป็นครบทุกขั้นตอน ขึ้นอยู่กับความจำเป็นและความเหมาะสม
โครงสร้างของข้อมูล
ดังที่ได้กล่าวข้างต้นแล้วว่า ข้อมูลเป็นข้อเท็จจริงต่างๆ ที่เก็บรวบรวมมาได้ และยังไม่ได้ผ่านการประมวลผล ข้อมูลอยู่ในรูปของตัวเลข ตัวหนังสือ เรื่องารว เหตุการณ์ต่างๆ เช่น ข้อมูลประวัติส่วนตัวของบุคลากร ซึ่งประกอบด้วย รหัสประจำตัวบุคลากร ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ อายุ เป็นต้น หากดูเฉพาะส่วนใดส่วนหนึ่งของข้อมูล เช่น ดูเฉพาะอายุ ก็อาจไมมีความหมายใดๆ แต่ถ้ามีข้อมูลอื่นๆ มารวมเข้าด้วยแล้ว ก็อาจมีความหมายเป็นข้อมูลของบุคลากรคนใดคนหนึ่งที่สามารถนำไปใช้งานได้ การจัดเก็บข้อมูลลงในแฟ้มข้อมูล จึงประกอบขึ้นอย่างมีโครงสร้างซึ่งประกอบขึ้นด้ยส่วนต่างๆ ดังนี้
๐ บิต (Bit)
หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่มีขนาดเล็กที่สุด คำว่า Bit ย่อมาจากคำว่า Binary Digit ซึ่งใช้เรียกตัวเลขในระบบเลขฐานสอง มีอยู่ด้วยกัน 2 ตัว คือ "0' และ "1" โดยเครื่องคอมพิวเตอร์ซึ่งใช้เป็นเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ชนิดหนึ่ง จะทำงานด้วยวงจรอิเล็กทรอนิกส์ที่มีอยู่ 2 ลักษณะ คือ เมื่อสัญญาณไฟฟ้าเปิด และสัญญาณไฟฟ้าปิด จึงมีการกำหนดรหัสเพื่อใช้แทนข้อมูลตามสถานะทั้ง 2 ลักษณะดังกล่าว โดยแทนสถานะที่มีสัญญาณไฟฟ้าเปิดด้วย "1" และแทนสถานะไฟฟ้าปิดด้วย "0" ดังนั้น บิตจึงนับเป็นหน่วยของข้อมูลที่เล็กที่สุดภายในเครื่องคอมพิวเตอร์
๐ ไบต์ (Byte)
หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนำบิตมารวมกันเป็นชุด เกิดเป็นตัวอักขระ (Character) 1 ตัว รหัสที่คอมพิวเตอร์ใช้กันทั่วไป จึงเป็นการใช้เลขฐานสองแทนเลขฐานสิบ โดยที่ข้อมูล 1 ไบต์ จะเป็นการรวมของรหัสเลขฐานสองจำนวน 8 บิต ดังนั้น ข้อมูล 1 ตัวอักขระ ไม่ว่าจะเป็นตัวเลข ตัวอักษร และอักขระพิเศษใดๆ จะสามารถแสดงผลด้วยรหัสขนาด 1 ไบต์ นั่นเอง ไบต์จึงถือเป็นมาตรฐานหน่วยนับของข้อมูลในปัจจุบัน
๐ เขตข้อมูล (Field)
หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่ประกอบขึ้นจากตัวอักขระตั้งแต่หนึ่งตัวขึ้นไป เมื่อนำมารวมกันแล้วได้ความหมาย หมายถึงสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เช่น ตัวอักขระ D A R A N E E เมื่อนำมาเรียงต่อเข้าด้วยกัน จะได้ความหมายเป็นชื่อของบุคคลใดคนหนึ่ง หรือกรณีตัวเลข 4 2 3 6 0 4 เมื่อนำมาเรียงต่อเข้าด้วยกัน จะได้ความหมายเป็นเลขประจำตัวของนักเรียนคนใดคนหนึ่ง เป็นต้น
๐ ระเบียน (Record)
หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนำเอาเขตข้อมูลหลายๆ เขตข้อมูลมารวมกัน เพื่อให้เกิดเป็นข้อมูลเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น ข้อมูลของบุคลากร 1 ระเบียน หรือ 1 คน จะประกอบด้วยรหัสประจำตัวบุคลากร ชื่อบุคลากร ที่อยู่ เงินเดือน เป็นต้น
๐ แฟ้มข้อมุล (File)
หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนำข้อมูลตั้งแต่ 1 ระเบียนขึ้นไป ที่เป็นเรื่องเดียวกันมารวมกัน เช่น แฟ้มข้อมูลบุคลากร แฟ้มข้อมูลลูกค้า แฟ้มข้อมูลนักเรียน เป็นต้น
จากโครงสร้างของข้อมูลที่กล่าวมาข้างต้น พอจะแสดงภาพรวมให้เห็นชัดเจนขึ้นได้จากตัวอย่าง ต่อไป
๐ ฐานข้อมูล (Database)
หมายถึง โครงสร้างของข้อมูลที่ประกอบด้วยรายละเอียดของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกัน ซึ่งจะนำมาใช้ในระบบงานต่างๆ ร่วมกัน และถูกจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลเดียวกันอย่างเป็นระบบ ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นการนำระบบคอมพิวเตอร์มาช่วยในการจัดการฐานข้อมูล โดยผู้ใช้สามารถจัดการกับข้อมูลได้ในลักษณะต่างๆ เช่น การเพิ่มข้อมูล การแก้ไขข้อมูล การลบข้อมูล ตลอดจนการเรียกดูข้อมูล ซึ่งรายละเอียดในเรื่องของฐานข้อมูลจะได้กล่าวในหน่วยต่อๆไป
ตัวอย่าง ความต้องการสารสนเทศรายงานผลการศึกษา
รายงานการศึกษา
|
ภาคการศึกษาที่ 1/2556 วันที่ 10/05/13
|
รหัสนักศึกษา : 49700012345 วิชาเอก : ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
ชื่อนักศึกษา : วิน หนึ่ง
อร
|
รหัสวิชา
|
ชื่อวิชา
|
อาจารย์
|
ห้องบรรยาย
|
เกรด
|
204201
204308
204216
|
IS II (ระบบสารสนเทศ 2)
ISM (การจัดการระบบสารสนเทศ)
Media (การจัดการสื่อ)
|
พอน
โชค
พอน
|
B2103
B1128
B2101
|
A
B
C
|
จากรายงานที่ต้องการ
ข้อมูลที่ต้องใช้สำหรับแสดงผลรายงาน
จะประกอบด้วย 8
แอททริบิวท์ ได้แก่
รหัสนักศึกษา, ชื่อนักศึกษา, วิชาเอก , รหัสวิชา,
ชื่อวิชา, ชื่ออาจารย์, รหัสห้อง, เกรด
แสดงชุดข้อมูล
รหัสนักศึกษา
|
ชื่อนักศึกษา
|
วิชาเอก
|
รหัสวิชา
|
ชื่อวิชา
|
ชื่ออาจารย์
|
รหัสห้อง
|
เกรด
|
B4870001
|
หนึ่ง
|
IC
|
204201
|
IS II
|
พอน
|
B2103
|
B
|
|
|
|
204216
|
Media
|
พอน
|
B2101
|
C
|
B4871239
|
วิน
|
MIS
|
204201
|
IS II
|
พอน
|
B2103
|
A
|
|
|
|
204308
|
ISM
|
โชค
|
B1128
|
B
|
|
|
|
204216
|
Media
|
พอน
|
B2101
|
C
|
B4873333
|
อร
|
IS
|
204201
|
IS II
|
พอน
|
B2103
|
C
|
|
|
|
204314
|
Lib.
Auto.
|
โชค
|
B1114
|
A
|
พิจารณาเค้าร่างข้อมูล ประกอบด้วย
เอนทิตีอาจารย์ เอนทิตีนักศึกษา เอนทิตีวิชา
ความสัมพันธ์ คือ อาจารย์สอน นักศึกษาลงทะเบียน
4.ความแตกต่างระหว่างการประมวลผลแบบแบชและแบบเรียลไทม์
sing) หมายถึง
ระบบกการประมวลผลแบบทันที (Real Time Procesารประมวลผลข้อมูลที่ทำในทันทีที่ข้อมูลถูกส่งเข้า
เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ออกมาทันทีเพื่อจะได้สั่งการอย่างหนึ่งอย่างใดหรือควบคุมได้
เช่น การประมวลผลของเครื่องถอนเงินด่วนตามธนาคารต่าง ๆ (ATM) ซึ่งให้บริการการฝากถอน
ทำให้ผู้ใช้บริการทราบผลในทันที เพราะเครื่องคอมพิวเตอร์จะตรวจสอบให้ในทันทีว่า
รหัสถูกต้องหรือไม่ มีเงินพอหรือไม่ ฯ ถ้ามีพอ ก็สั่งปฏิบัติการ คือจ่ายเงินให้เลย
การจองตั๋วเครื่องบิน ก็มีลักษณะเป็นแบบทันทีนี้เช่นกัน
ส่วนการประมวลผลที่ไม่ต้องทำทันที เรียกว่า "การประมวลผลเชิงกลุ่ม" (Batch processing) หมายถึงการประมวลผลที่ทำต่อเนื่องกันไปตามลำดับ
มีระบบปฏิบัติการเป็นตัวควบคุม การประมวลผลแบบนี้ มักจะเป็นงานใหญ่ ๆ
จะต้องมีการรวบรวมข้อมูลให้เรียบร้อยก่อน จึงจะส่งเข้าประมวลผล
คอมพิวเตอร์จะทำการประมวลผลให้ตามลำดับก่อนหลัง หรือลำดับความสำคัญ
จะเป็นวิธีการประมวลผลที่ทำการเก็บรวบรวมข้อมูลในแต่ละช่วงเวลาไว้
จนกว่าจะมีข้อมูลที่ประมวลผลจำนวนหนึ่ง จึงทำการประมวลผลพร้อมกัน
หรืออาจรอจนกว่าครบตามเวลาที่กำหนด จึงทำการประมวลผลไม่ว่าจะมีจำนวนเท่าใดก็ตาม
เช่น เวลาเข้าออกของพนักงานอาจจะพิมพ์เก็บไว้ทุกสัปดาห์
และนำมาประมวลผลเดือนละครั้งเท่านั้น เป็นต้น วิธีการนี้ประหยัดกว่า
แต่ช้าและไม่ทันใจ
|
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น